Serwis i wynajem drukarek innych marek: co realnie obsługujemy

Większość firm, z którymi rozmawiamy, nie ma jednolitego parku maszyn. W jednym biurze stoi kilkuletni Ricoh kupiony przy okazji przeprowadzki, w sekretariacie mała Oki, w dziale handlowym Canon przejęty po poprzednim najemcy lokalu, a w serwerowni urządzenie Xerox, o którym nikt już nie pamięta, kto je serwisował. Kiedy jedno z nich przestaje drukować, pojawia się pytanie praktyczne: kto to naprawi i czy w ogóle opłaca się naprawiać.

Ten tekst odpowiada na to pytanie bez owijania w bawełnę. Napiszemy wprost, czego się podejmujemy przy sprzęcie spoza naszej podstawowej specjalizacji, czego nie obiecujemy, i w którym momencie zamiast kolejnej naprawy warto policzyć koszt wymiany urządzenia. Jeśli szukasz opisu pełnego zakresu obsługi technicznej, znajdziesz go na stronie wsparcia serwisowego.

Czy serwisujemy sprzęt spoza Konica Minolta

Tak, podejmujemy się obsługi urządzeń innych producentów, ale robimy to w formule niezależnego serwisu pogwarancyjnego. To rozróżnienie jest kluczowe i chcemy je postawić na początku, zanim przejdziemy do szczegółów.

Leterus działa od 1998 roku i jest Autoryzowanym Elite Partnerem Konica Minolta. Autoryzacja producenta dotyczy wyłącznie tej marki. Nie jesteśmy autoryzowanym serwisem Ricoh, Xerox, Sharp, Canon ani Oki i nigdzie tak o sobie nie piszemy. Jeżeli trafiłeś tu z wyszukiwarki po frazie w rodzaju „autoryzowany serwis Oki Warszawa” albo „autoryzowany serwis Xerox pomorskie”, chcemy, żebyś od razu wiedział, z kim rozmawiasz. Autoryzację nadaje producent i weryfikuje ją na własnych zasadach, więc jedynym uczciwym źródłem tej informacji jest lista partnerów prowadzona przez danego producenta.

Co z tego wynika praktycznie? Kilka rzeczy.

Zakres, w którym się poruszamy, obejmuje cztery obszary:

• awarie mechaniczne,
• problemy z jakością wydruku,
• konfigurację sieciową i integrację urządzenia ze środowiskiem IT
• oraz kwestie bezpieczeństwa i zgodności z RODO, takie jak kontrola dostępu do urządzenia i obsługa danych zapisanych na dysku.

Te same cztery obszary obsługujemy w sprzęcie Konica Minolta.

Uczciwie zaznaczamy też granicę naszej wiedzy. Przy niektórych modelach, zwłaszcza starszych albo niszowych, dostępność części zamiennych i dokumentacji serwisowej bywa ograniczona. Nie deklarujemy z góry, że naprawimy każde urządzenie każdej marki. Deklarujemy, że obejrzymy je bez opłaty i powiemy szczerze, czy się tego podejmujemy.

Wynajem i dzierżawa urządzeń Ricoh, Xerox, Sharp, Canon, Oki: zasady

Nasza flota do wynajmu składa się z urządzeń Konica Minolta bizhub. Jeżeli szukasz dzierżawy sprzętu drukującego konkretnej innej marki, punktem wyjścia jest rozmowa o tym, czego naprawdę potrzebujesz, bo w większości przypadków marka okazuje się mniej istotna niż parametry i model rozliczenia.

Zacznijmy od nazewnictwa, bo w zapytaniach klientów te słowa mieszają się ze sobą.

W praktyce, gdy ktoś szuka „dzierżawy sprzętu drukującego” w Warszawie, w dziewięciu przypadkach na dziesięć chodzi mu o miesięczny abonament z serwisem w cenie.

Ceny w naszej ofercie najmu zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie za urządzenie A4 monochromatyczne. Urządzenia A3 kolor mieszczą się w przedziale 370–449 zł netto miesięcznie. Zakup takiego urządzenia A3 kolor na własność to orientacyjnie 15 000–30 000 zł netto, w zależności od konfiguracji i wyposażenia dodatkowego. Szczegóły warunków opisujemy na stronie wynajmu i dzierżawy.

Co, jeśli klient uparcie potrzebuje konkretnej marki, na przykład dlatego, że ma wdrożony proces oparty o określone sterowniki albo sprzęt musi pasować do standardu przyjętego w grupie kapitałowej? Takie sytuacje rozpatrujemy indywidualnie. Nie chcemy tu deklarować gotowego cennika ani dostępności modeli, których nie mamy w stałej ofercie. Najszybszą drogą jest wtedy kontakt i opisanie wymagań: format, kolor czy mono, miesięczny nakład stron, potrzebne wykończenie, wymagania dotyczące uwierzytelniania użytkowników.

Częsty scenariusz, z którym przychodzą firmy: mają aktywną umowę dzierżawy na sprzęt innej marki, są z niej niezadowoleni, ale nie wiedzą, czy mogą ją przerwać. Tu odpowiedź jest zawsze taka sama i zawsze nudna: trzeba przeczytać umowę. Interesują nas trzy rzeczy.

1. Data zakończenia okresu podstawowego.
2. Zapis o okresie wypowiedzenia i ewentualnej karze umownej.
3. Oraz to, kto jest właścicielem urządzenia, bo przy leasingu to nie dostawca sprzętu decyduje o zakończeniu.

Dopiero z tymi trzema informacjami da się zaplanować sensowne przejście.

Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu ofert najmu

Realny koszt tworzą trzy elementy razem: czynsz, limit stron zawarty w abonamencie i cena kopii powyżej limitu, osobno dla druku mono i kolorowego. Oferta z niższym czynszem i wyższą stawką za kopię potrafi wyjść drożej już przy średnim nakładzie. Warto też sprawdzić, czy materiały eksploatacyjne i części zużywalne wchodzą w cenę, czy są rozliczane osobno, oraz jaki czas reakcji serwisu został zapisany w umowie. Więcej o tym, co powinna zawierać dobra umowa, piszemy w tekście o umowie serwisowej.

Naprawa i przeglądy sprzętu wielu marek: zakres

Obsługujemy zarówno zgłoszenia awaryjne, jak i przeglądy planowe, a przy sprzęcie innych marek pracujemy dokładnie w tych samych czterech obszarach co przy Konica Minolta. Poniżej rozpisujemy, co się pod nimi kryje.

Zamiana starego urządzenia innej marki na Konica Minolta

Moment, w którym wymiana zaczyna się opłacać bardziej niż kolejna naprawa, daje się policzyć, i to na kilku liczbach, które klient zwykle już ma.

Po stronie utrzymania starego sprzętu poza gwarancją stoją dwie pozycje. Serwis pogwarancyjny to orientacyjnie około 2 000 zł netto rocznie. Materiały eksploatacyjne to około 4 500 zł netto rocznie. Razem daje to rząd wielkości 6 500 zł netto rocznie przy założeniu, że nie wydarzy się nic nadzwyczajnego. Do tego trzeba doliczyć koszt trudniejszy do wyceny, czyli przestoje. Dzień bez działającego urządzenia w kancelarii, przychodni czy biurze księgowym kosztuje realne pieniądze, tylko nie widać ich na fakturze.

Po stronie wynajmu nowego urządzenia A3 kolor stoi kwota 370–449 zł netto miesięcznie, czyli 4 440–5 388 zł netto rocznie. Zakres tego, co wchodzi w abonament, zależy od konkretnej umowy i to właśnie ten zakres, a nie sama rata, decyduje o porównaniu. Dlatego przy wycenie zawsze rozpisujemy to pozycja po pozycji, zamiast pokazywać jedną liczbę.

Trzecia droga to zakup na własność, orientacyjnie 15 000–30 000 zł netto za urządzenie A3 kolor. Ma sens tam, gdzie firma ma stabilny, wysoki nakład, własne zaplecze IT i woli obciążyć budżet inwestycyjny zamiast kosztów bieżących.

Jak wygląda sama wymiana? W praktyce sprowadza się do kilku kroków:

Ten ostatni punkt bywa pomijany, a jest istotny, bo urządzenie oddawane albo złomowane z nienaruszonym dyskiem to otwarty problem z ochroną danych.

Czas reakcji i zasięg

Działamy wyjazdowo z Warszawy i obsługujemy całą Polskę. Poza Warszawą nie mamy oddziałów i piszemy o tym wprost, bo to zmienia sposób planowania obsługi.

Deklarowany czas reakcji wynosi do 3 godzin w Warszawie i 4–8 godzin roboczych w pozostałej części kraju. Reakcja oznacza podjęcie zgłoszenia i przyjazd technika albo rozpoczęcie zdalnej diagnostyki, nie zakończenie naprawy, bo to zależy od tego, co się zepsuło.

Dla klientów spoza stolicy ma to trzy konsekwencje, które warto znać przed podpisaniem czegokolwiek.

1. Pierwsza: skoro części jadą z warszawskiego magazynu razem z technikiem, wiele zależy od trafności wstępnej diagnozy, dlatego przy zgłoszeniu prosimy o możliwie dokładny opis, kod błędu z panelu i, jeśli to możliwe, zdjęcie wadliwego wydruku.
2. Druga: część zgłoszeń, zwłaszcza z obszaru sieci i konfiguracji, da się zamknąć zdalnie tego samego dnia.
3. Trzecia: przy urządzeniach krytycznych dla ciągłości pracy warto z góry ustalić scenariusz zastępczy, zamiast improwizować w dniu awarii.

Jeśli szukasz firmy z fizycznym punktem serwisowym w Gdańsku, Wrocławiu czy Krakowie, nie jesteśmy nią i nie będziemy udawać, że jest inaczej. Jeśli natomiast zależy ci na jednym dostawcy obsługującym rozproszone lokalizacje z jednym punktem kontaktu, jedną umową i jednym rozliczeniem, to jest dokładnie model, w którym pracujemy od lat.

Najczęściej zadawane pytania