Outsourcing druku dla firm (MPS): urządzenie, serwis i materiały w jednej umowie
W skrócie
- Outsourcing druku (MPS) to jedna umowa, w której firma zewnętrzna dostarcza urządzenie, serwisuje je, dowozi materiały eksploatacyjne i odpowiada za oprogramowanie do zarządzania drukiem.
- Rozliczenie ma najczęściej formę miesięcznego abonamentu z limitem stron, a strony ponad limit dolicza się według stawki za wydruk ustalonej w umowie.
- MPS ma sens tam, gdzie druk jest regularny i rozproszony na kilka działów lub lokalizacji; przy jednym małym urządzeniu i niskich wolumenach zwykły wynajem bywa prostszy i tańszy.
Pytanie, które dostajemy najczęściej, brzmi mniej więcej tak: „jakie firmy oferują kompleksową obsługę, czyli wynajem drukarek, serwis i dostawę tonerów w jednym?”. Odpowiedź na poziomie branżowym: to się nazywa outsourcing druku, po angielsku Managed Print Services, w skrócie MPS. W tym modelu nie kupujesz osobno urządzenia, osobno umowy serwisowej i osobno tonerów u trzech różnych dostawców. Podpisujesz jedną umowę, dostajesz jedną fakturę i masz jeden numer telefonu, pod który dzwonisz, gdy cokolwiek przestanie działać.
Ten tekst wyjaśnia, co realnie wchodzi w skład takiej umowy, jak wygląda rozliczenie, jaką rolę pełni oprogramowanie do zarządzania drukiem i w jakich firmach ten model się nie sprawdza. Jeśli szukasz tylko urządzenia na abonament, bez warstwy zarządzania i raportowania, zajrzyj od razu do sekcji wynajem i dzierżawa, bo prawdopodobnie wystarczy Ci prostszy wariant.
Czym jest outsourcing druku (MPS)
Outsourcing druku to przekazanie całej infrastruktury drukującej firmie zewnętrznej, która odpowiada za sprzęt, jego sprawność, materiały eksploatacyjne i rozliczenie kosztów. Klient płaci za efekt, czyli za możliwość drukowania, a nie za poszczególne elementy układanki.
Różnica wobec klasycznego zakupu jest zasadnicza. Kupując urządzenie, stajesz się jego właścicielem i jednocześnie przejmujesz wszystkie obowiązki: pilnowanie stanu tonerów, wybór serwisu po wygaśnięciu gwarancji, zamawianie części, planowanie wymiany sprzętu po kilku latach. W modelu MPS te obowiązki zostają po stronie dostawcy, a po Twojej stronie zostaje korzystanie z urządzenia i płacenie abonamentu.
Sam skrót MPS jest w Polsce używany zamiennie z określeniami „outsourcing druku”, „zarządzanie drukiem” i „obsługa środowiska druku”. W praktyce oznaczają to samo, choć zakres bywa różny u różnych dostawców, więc zawsze warto przeczytać, co dokładnie wymienia umowa. To jest dokładnie ten moment, w którym opłaca się być drobiazgowym.
Częste nieporozumienie
Warto też od razu rozwiać nieporozumienie. Outsourcing druku nie oznacza, że ktoś drukuje za Ciebie i przywozi gotowe wydruki. Urządzenia stoją w Twoim biurze, drukują Twoi pracownicy, a zewnętrzny jest tylko sprzęt, serwis i odpowiedzialność za ciągłość pracy. Usługa drukowania zleconego na zewnątrz to zupełnie inna kategoria.
Co wchodzi w jedną umowę: urządzenie, serwis, materiały eksploatacyjne, oprogramowanie
Umowa MPS obejmuje zwykle cztery elementy: sprzęt, obsługę serwisową, materiały eksploatacyjne i oprogramowanie do zarządzania drukiem. Poniżej rozpisujemy każdy z nich osobno, bo to właśnie na granicach między nimi powstają najczęstsze spory z dostawcami.
Urządzenie
Podstawą jest urządzenie wielofunkcyjne dobrane do realnego obciążenia, a nie do najniższej ceny katalogowej. W naszym przypadku są to maszyny z serii Konica Minolta bizhub, od kompaktowych urządzeń A4 mono po większe maszyny A3 w kolorze. Urządzenie pozostaje własnością dostawcy przez cały czas trwania umowy, co oznacza, że to dostawca ponosi ryzyko jego awarii i zużycia.
Najłatwiejszy do popełnienia błąd
Dobór sprzętu to etap, na którym najłatwiej popełnić kosztowny błąd. Urządzenie z za małym zalecanym obciążeniem miesięcznym będzie się psuło częściej, niż wynika to z harmonogramu przeglądów, a maszyna przewymiarowana podnosi abonament bez żadnego zysku. Jeżeli nie wiesz, w którym miejscu tej skali jesteś, punktem wyjścia jest liczba stron drukowanych miesięcznie przez cały zespół, a nie liczba pracowników.
Serwis
Serwis w umowie MPS to nie tylko naprawa awarii. Zakres, który obsługujemy, obejmuje awarie mechaniczne, problemy z jakością wydruku, konfigurację sieciową i integrację z infrastrukturą IT oraz kwestie bezpieczeństwa i zgodności z RODO. Ten ostatni punkt bywa niedoceniany, a dotyczy między innymi tego, co dzieje się z danymi zapisanymi na dysku urządzenia.
do 3 godzin
Warszawa, czas reakcji
4 do 8 godzin roboczych
pozostała część kraju
0 zł
diagnoza i wycena przed naprawą
Kluczowy parametr umowy to czas reakcji. W Warszawie reagujemy do 3 godzin, w pozostałej części kraju w ciągu 4 do 8 godzin roboczych. Mówimy o tym wprost: Leterus nie ma oddziałów poza Warszawą, pracujemy w modelu wyjazdowym, a części pobieramy z magazynu w Warszawie. Dla klienta z Gdańska czy Krakowa oznacza to dojazd technika, a nie wizytę z sąsiedniej ulicy, i uczciwie jest powiedzieć to przed podpisaniem umowy, a nie po pierwszej awarii.
Diagnoza i wycena przed naprawą są u nas bezpłatne. To istotne przy porównywaniu ofert, bo część dostawców nalicza opłatę za samo przyjechanie i obejrzenie urządzenia, niezależnie od tego, czy naprawa dojdzie do skutku. Szczegóły zakresu opisaliśmy na stronie wsparcie serwisowe.
Materiały eksploatacyjne
W umowie MPS tonery i pozostałe materiały eksploatacyjne dostarcza dostawca, zwykle na podstawie zdalnego odczytu stanu urządzenia. W praktyce oznacza to, że toner pojawia się w firmie, zanim ktokolwiek zdąży zadzwonić z informacją, że się kończy. Znika też zamawianie „na zapas” i szafa z materiałami do modeli, których w firmie już nie ma.
4 500 zł netto
rocznie, materiały przy zakupie na własność
2 000 zł netto
rocznie, serwis poza gwarancją
6 500 zł netto
rocznie, obie pozycje razem
Warto porównać liczby. Przy zakupie urządzenia na własność same materiały eksploatacyjne to koszt rzędu 4 500 zł netto rocznie, a serwis poza gwarancją około 2 000 zł netto rocznie. Te dwie pozycje razem, około 6 500 zł netto rocznie, w modelu MPS znikają z listy osobnych wydatków i są już zawarte w abonamencie. To nie znaczy automatycznie, że wychodzi taniej, ale znaczy, że porównując oferty, trzeba zestawiać abonament z pełnym kosztem posiadania, a nie z samą ratą leasingu.
Oprogramowanie
Czwarty element
Czwarty element to warstwa programowa, czyli narzędzia do zarządzania drukiem i rozliczania kosztów. Bez niej outsourcing druku jest po prostu wynajmem z serwisem. Z nią dostajesz wiedzę o tym, kto, ile i co drukuje, a to jest zwykle moment, w którym wolumen druku w firmie spada bez żadnej odgórnej instrukcji.
Jak działa zarządzanie drukiem w praktyce: PaperCut i SafeQ
Zarządzanie drukiem polega na tym, że między pracownikiem a urządzeniem staje oprogramowanie, które rozpoznaje użytkownika, zapisuje zlecenie i przypisuje jego koszt do właściwego działu. W środowiskach, które obsługujemy, tę rolę pełnią PaperCut i SafeQ.
Na poziomie ogólnym te systemy odpowiadają za trzy rzeczy.
Funkcja 1
Identyfikacja użytkownika
Po pierwsze, identyfikują osobę drukującą, zwykle kartą, kodem PIN lub loginem, dzięki czemu wydruk nie leży na tacy do momentu, aż ktoś podejdzie do urządzenia.
Funkcja 2
Limity i reguły
Po drugie, pozwalają ustawiać limity i reguły, na przykład przypisać dział lub użytkownikowi pulę stron w miesiącu.
Funkcja 3
Dane do rozliczeń
Po trzecie, zbierają dane o wolumenach, które da się przełożyć na rozliczenie kosztów pomiędzy działy, projekty lub spółki w grupie.
Techniczne szczegóły konfiguracji, możliwe scenariusze wdrożenia i to, który z tych systemów lepiej pasuje do konkretnego środowiska, opisujemy osobno na stronie panel do zarządzania drukiem. Tutaj ważny jest sam mechanizm, a nie lista funkcji.
Praktyczny efekt wdrożenia takiej warstwy jest zwykle dwojaki.
Efekt 1
Mniej nieodebranych wydruków
Pierwszy to spadek liczby wydruków, które nikt nie odbiera, bo przy druku podążającym zlecenie kasuje się samo, jeśli nikt po nie nie podejdzie.
Efekt 2
Koniec sporów o koszty
Drugi to koniec dyskusji przy zamykaniu miesiąca, kto ile wydrukował, bo raport odpowiada na to pytanie bez negocjacji.
Zachowaj proporcje
Warto zachować proporcje. Jeśli w firmie pracuje kilka osób i stoi jedno urządzenie, dokładanie systemu identyfikacji i rozliczeń rzadko ma sens. Zarządzanie drukiem zaczyna się zwracać tam, gdzie użytkowników jest wielu, urządzeń więcej niż jedno, a koszt trzeba komuś przypisać.
Model rozliczenia: abonament z limitem stron
Standardowy model rozliczenia w outsourcingu druku to miesięczny abonament obejmujący określony limit stron, z osobną stawką za każdą stronę wydrukowaną ponad ten limit. Limity ustala się zwykle rozdzielnie dla druku mono i kolorowego, bo koszt jednej i drugiej strony różni się istotnie.
Umowa opisuje więc co najmniej: wysokość abonamentu, liczbę stron mono i kolor zawartych w abonamencie, stawkę za stronę ponad limit oraz to, co dzieje się z limitem niewykorzystanym. Ten ostatni punkt bywa pomijany przy czytaniu, a różnica między limitem przepadającym co miesiąc a limitem rozliczanym narastająco potrafi być odczuwalna w firmach o sezonowym rytmie pracy.
od 199 zł netto
miesięcznie, wynajem A4 mono
370 do 449 zł netto
miesięcznie, wynajem A3 kolor
15 000 do 30 000 zł netto
zakup urządzenia A3 kolor
Punktem odniesienia dla wyceny są stawki wynajmu samego urządzenia. U nas zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie za urządzenie A4 mono, a maszyny A3 w kolorze mieszczą się w przedziale 370 do 449 zł netto miesięcznie. Pełna umowa MPS, obejmująca dodatkowo serwis, materiały i oprogramowanie, wyceniana jest indywidualnie, bo jej cena zależy od wolumenu, liczby lokalizacji i zakresu wdrożenia. Aktualne stawki samego wynajmu zebraliśmy w cenniku wynajmu drukarki, a zasady rozliczania abonamentowego opisujemy szerzej na stronie abonament drukowania dla firm.
Dla porównania: zakup urządzenia A3 w kolorze to wydatek orientacyjnie od 15 000 do 30 000 zł netto, do którego dochodzi około 2 000 zł netto rocznie na serwis po gwarancji i około 4 500 zł netto rocznie na materiały eksploatacyjne. Model abonamentowy rozkłada te kwoty na przewidywalne miesięczne raty i przenosi ryzyko awarii na dostawcę. Model zakupowy daje własność sprzętu i brak zobowiązania umownego, ale całe ryzyko zostaje po stronie firmy.
Najczęstszy błąd w porównaniach
Najczęstszy błąd w porównaniach ofert polega na zestawianiu abonamentu MPS z samą ratą leasingu. To nie są porównywalne wielkości. Abonament MPS trzeba zestawiać z sumą raty, kosztu serwisu i kosztu materiałów, czyli z pełnym kosztem posiadania urządzenia. Dopiero wtedy widać, która opcja rzeczywiście wychodzi taniej w danej firmie.
Dla jakich firm outsourcing druku się opłaca, a dla jakich nie
Outsourcing druku opłaca się firmom, które drukują regularnie, mają więcej niż jedno urządzenie albo więcej niż jedną lokalizację i potrzebują przypisywać koszty druku do działów lub projektów. Im bardziej rozproszone środowisko, tym większa różnica między MPS a ręcznym zarządzaniem sprzętem.
Model sprawdza się szczególnie w kilku sytuacjach.
Opłaca się
Firmy bez działu IT
W firmach bez własnego działu IT, gdzie drukarką zajmuje się osoba, która ma na głowie zupełnie inne obowiązki.
Opłaca się
Gdy przestój zatrzymuje proces
W organizacjach, w których przestój urządzenia zatrzymuje proces, na przykład w kancelariach, przychodniach czy działach logistyki wystawiających dokumenty przewozowe.
Opłaca się
Rozliczenia między podmiotami
W spółkach, które muszą rozliczać koszty między podmiotami lub projektami, bo tam raport z systemu zarządzania drukiem zastępuje szacunki.
Opłaca się
Firmy rosnące
I w firmach rosnących, gdzie liczba stanowisk zmienia się w ciągu roku, a sprzęt trzeba dokładać, nie kupując go od nowa.
Są też przypadki, w których MPS nie jest dobrym wyborem, i uczciwiej powiedzieć to wprost.
Nie opłaca się
Jedno małe urządzenie
Przy jednym niewielkim urządzeniu, kilku osobach w biurze i druku liczonym w setkach stron miesięcznie cała warstwa zarządzania i raportowania jest kosztem bez pokrycia w korzyściach. Wtedy prostszy wynajem drukarki dla małej firmy albo zwykła dzierżawa z umową serwisową będzie tańsza i szybsza do uruchomienia.
Nie opłaca się
Druk bardzo nieregularny
Drugim przypadkiem jest firma, która drukuje bardzo nieregularnie, na przykład w dwóch spiętrzeniach w roku. Abonament z limitem stron premiuje przewidywalność, a przy skokowym zużyciu trzeba albo przepłacać za niewykorzystany limit, albo płacić za strony ponad limit w miesiącach szczytu. W takiej sytuacji warto negocjować rozliczenie narastające albo rozważyć inny model.
Nie opłaca się
Restrykcyjna polityka bezpieczeństwa
Trzecim jest organizacja z restrykcyjną polityką bezpieczeństwa, która nie dopuszcza zdalnego monitoringu urządzeń ani obecności zewnętrznego serwisu bez nadzoru. Outsourcing jest tam możliwy, ale wymaga takiego okrojenia zakresu, że jego przewaga nad wynajmem z umową serwisową mocno maleje.
Czym MPS różni się od zwykłego wynajmu drukarki
Zwykły wynajem daje urządzenie i zwykle podstawowy serwis, natomiast MPS obejmuje dodatkowo materiały eksploatacyjne, oprogramowanie do zarządzania drukiem, raportowanie kosztów i odpowiedzialność dostawcy za całe środowisko druku, a nie za pojedynczą maszynę.
Najprościej
Najprościej ująć to tak: wynajem odpowiada na pytanie „skąd wziąć drukarkę”, a MPS na pytanie „kto ma się zająć drukiem w mojej firmie”. W pierwszym przypadku dostajesz sprzęt, w drugim przejmujesz gotowy proces.
Różnice w praktyce wyglądają następująco:
| Obszar | Wynajem | MPS |
|---|---|---|
| Przedmiot umowy. | Wynajem dotyczy konkretnego urządzenia. | MPS dotyczy całej infrastruktury drukującej, łącznie z urządzeniami w kilku lokalizacjach. |
| Materiały eksploatacyjne. | W wynajmie często kupujesz je osobno. | W MPS dostawca dostarcza je w ramach umowy, zwykle reaktywnie na podstawie odczytu stanu urządzenia. |
| Oprogramowanie. | Wynajem zwykle kończy się na sprzęcie. | MPS zakłada warstwę zarządzania, taką jak PaperCut czy SafeQ. |
| Rozliczenie. | Wynajem to najczęściej stała opłata miesięczna. | MPS to abonament powiązany z wolumenem stron. |
| Raportowanie. | W wynajmie nie dostajesz danych o strukturze druku. | W MPS raport jest jednym z produktów umowy. |
Wybór między jednym a drugim nie jest kwestią prestiżu, tylko skali. Jeżeli po przeczytaniu powyższej listy nie widzisz w swojej firmie zastosowania dla trzech ostatnich punktów, prawdopodobnie potrzebujesz wynajmu lub dzierżawy, a nie pełnego outsourcingu.
Jak wygląda przejście na model MPS
Wdrożenie zaczyna się od policzenia tego, co już masz, a nie od wyboru urządzenia. Bez znajomości realnego wolumenu wydruków każda wycena abonamentu jest zgadywaniem, które później mści się na stawkach za strony ponad limit.
Kolejność, którą stosujemy, jest prosta.
1
Inwentaryzacja
Najpierw inwentaryzacja: jakie urządzenia stoją w firmie, gdzie, ile drukują i ile kosztuje ich utrzymanie w skali roku.
2
Dobór sprzętu
Potem dobór sprzętu do zmierzonego obciążenia i ustalenie, ile urządzeń faktycznie jest potrzebnych, bo bardzo często jest ich za dużo.
3
Limity i stawki
Następnie ustalenie limitów stron i stawek w umowie.
4
Wdrożenie i szkolenie
Na końcu wdrożenie oprogramowania, konfiguracja sieciowa i szkolenie użytkowników.
Bezpieczeństwo danych, zaplanuj osobno
Osobno warto zaplanować kwestie bezpieczeństwa danych. Urządzenie wielofunkcyjne zapisuje dane na dysku, więc procedury dotyczące wymiany sprzętu i zakończenia umowy powinny być w niej opisane, podobnie jak zasady dostępu technika do urządzenia. To element, który obsługujemy w ramach zakresu serwisowego, opisanego szerzej we wsparciu serwisowym.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy w Twojej firmie MPS ma sens, punktem wyjścia jest liczba stron drukowanych miesięcznie oraz lista urządzeń, którymi dziś dysponujesz.
Z tymi dwiema informacjami da się przygotować konkretną wycenę zamiast ogólnej oferty. Formularz i dane do rozmowy znajdziesz na stronie kontakt, a telefon serwisowy to 22 620 06 98.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się outsourcing druku od wynajmu drukarki?
Wynajem obejmuje urządzenie i zwykle podstawowy serwis. Outsourcing druku obejmuje dodatkowo materiały eksploatacyjne, oprogramowanie do zarządzania drukiem i raportowanie kosztów. W wynajmie kupujesz dostęp do sprzętu, w MPS kupujesz obsługę całego procesu druku w firmie.
Czy w umowie MPS tonery są wliczone w cenę?
Tak, dostarczanie materiałów eksploatacyjnych jest jednym ze standardowych elementów umowy outsourcingu druku. Dostawca uzupełnia tonery na podstawie stanu urządzenia, więc firma nie musi ich zamawiać ani magazynować. Warto sprawdzić w umowie, czy zakres obejmuje wyłącznie tonery, czy także pozostałe części eksploatacyjne.
Ile kosztuje outsourcing druku?
Cena umowy MPS ustalana jest indywidualnie, ponieważ zależy od wolumenu stron, liczby i typu urządzeń, liczby lokalizacji oraz zakresu wdrożenia oprogramowania. Punktem odniesienia mogą być stawki samego wynajmu, które zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie za urządzenie A4 mono, a dla maszyn A3 w kolorze wynoszą od 370 do 449 zł netto miesięcznie. Pełne zestawienie stawek wynajmu znajdziesz w cenniku.
Co się dzieje, gdy przekroczę limit stron w abonamencie?
Strony wydrukowane ponad limit rozlicza się według stawki za stronę ustalonej w umowie, osobno dla druku mono i kolorowego. Nie jest to kara umowna, tylko normalne rozliczenie nadwyżki. Jeśli przekroczenia powtarzają się co miesiąc, zwykle taniej wychodzi renegocjacja limitu niż stałe dopłacanie.
Czy outsourcing druku opłaca się małej firmie?
Przy jednym urządzeniu i niewielkim wolumenie zwykle nie, bo warstwa zarządzania i raportowania nie ma się z czego zwrócić. Wtedy rozsądniejszym wyborem jest wynajem drukarki dla małej firmy z umową serwisową. MPS zaczyna mieć sens od kilku urządzeń albo przy potrzebie rozliczania kosztów na działy.
Jak szybko przyjeżdża serwis w ramach umowy?
W Warszawie reagujemy do 3 godzin, a w pozostałej części Polski w ciągu 4 do 8 godzin roboczych. Leterus nie ma oddziałów poza Warszawą i pracuje w modelu wyjazdowym, z częściami pobieranymi z magazynu w Warszawie, więc dla klientów spoza stolicy czas reakcji obejmuje dojazd technika. Diagnoza i wycena przed naprawą są bezpłatne.
Do czego służy oprogramowanie PaperCut i SafeQ?
Oba systemy odpowiadają za zarządzanie drukiem: identyfikują użytkownika przy urządzeniu, pozwalają ustawiać limity stron i zbierają dane pozwalające rozliczyć koszty druku na działy lub projekty. Wybór między nimi zależy od środowiska IT i skali organizacji. Szczegóły opisaliśmy na stronie panelu do zarządzania drukiem.
Czy urządzenie w modelu MPS staje się własnością firmy po zakończeniu umowy?
Nie, w outsourcingu druku sprzęt pozostaje własnością dostawcy, który ponosi ryzyko jego awarii i zużycia. Jeśli zależy Ci na przejęciu urządzenia na własność, właściwym modelem jest zakup lub dzierżawa z opcją wykupu, a nie MPS. Warto ustalić tę kwestię przed podpisaniem umowy, bo wpływa ona zarówno na wysokość rat, jak i na sposób zakończenia współpracy.
