Wyrzucenie dokumentu z danymi osobowymi do kosza — albo pocięcie go na kilka pasków — to w świetle RODO za mało. Pytanie, które zadaje większość firm, brzmi prosto: jaki poziom ścinki niszczarki jest „wystarczający”, żeby spać spokojnie. Poniżej znajdziesz konkretną odpowiedź, opartą na normie DIN 66399 i art. 32 RODO, oraz wskazówkę, jak dobrać urządzenie do skali Twojej firmy.
- Do dokumentów z danymi osobowymi standardem jest poziom P-4 wg normy DIN 66399 (ścinek ok. 4×40 mm).
- Dane szczególnie wrażliwe (kadry, medycyna, prawo) zasługują na P-5 lub wyższy.
- RODO nie podaje liczby wprost, ale art. 32 wymaga „odpowiednich środków technicznych” — niszczarka paskowa (P-1/P-2) ich nie spełnia.
Co RODO mówi o niszczeniu dokumentów?
RODO nie wskazuje konkretnego poziomu ścinki. Zamiast tego art. 32 nakłada obowiązek stosowania „odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych” do ochrony danych osobowych — a etap usuwania dokumentu jest częścią jego cyklu życia. W praktyce oznacza to, że sposób zniszczenia musi być adekwatny do ryzyka: im wrażliwsze dane, tym drobniejsza ścinka.
Punktem odniesienia, po który sięgają zarówno firmy, jak i audytorzy, stała się norma DIN 66399. Klasyfikuje ona bezpieczeństwo niszczenia nośników w poziomach od P-1 (najniższy) do P-7 (najwyższy) i pozwala przełożyć ogólny wymóg RODO na konkretny parametr urządzenia.
Poziomy ścinki DIN 66399 — którą kolumnę wybrać
Litera „P” oznacza nośniki papierowe. Im wyższy numer, tym mniejszy ścinek i trudniejsze odtworzenie treści.
| Poziom | Rozmiar ścinka | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| P-2 | paski ≤ 6 mm | dokumenty ogólne, bez danych osobowych |
| P-3 | ≤ 320 mm² | dokumenty wewnętrzne, podstawowa poufność |
| P-4 | ≤ 160 mm² (ok. 4×40 mm) | dane osobowe — standard RODO |
| P-5 | ≤ 30 mm² | dane wrażliwe: kadry, medycyna, prawo |
| P-6 / P-7 | ≤ 10 / ≤ 5 mm² | tajemnice przedsiębiorstwa, dane niejawne |
Kluczowa granica dla większości firm przebiega przy P-4: to najniższy poziom, który realnie uniemożliwia złożenie dokumentu z powrotem bez nieproporcjonalnego nakładu — a tego właśnie oczekuje art. 32 RODO.
Jaki poziom dla mojej firmy?
Dobór poziomu to kwestia rodzaju przetwarzanych danych, nie wielkości firmy:
- Biuro, księgowość, handel — P-4 pokrywa faktury, umowy, dane kontrahentów i klientów.
- Kadry, przychodnie, kancelarie — rozważ P-5; dokumentacja pracownicza, medyczna i prawna to dane wrażliwe.
- Instytucje z informacjami niejawnymi — P-6 lub P-7.
Jeśli nie masz pewności, bezpieczniej wybrać poziom wyższy niż za niski — koszt urządzenia rośnie umiarkowanie, a ryzyko naruszenia RODO spada wyraźnie.
Kupić własną niszczarkę czy wynająć?
Niszczarka to urządzenie eksploatacyjne: noże się tępią, a przy intensywnym użyciu wymagają wymiany i serwisu. Przy sporadycznym niszczeniu wystarczy własny sprzęt. Przy regularnym niszczeniu dokumentów wynajem bywa tańszy niż zakup, bo serwis, wymiana noży i olej są w abonamencie — nie płacisz osobno za każdą awarię.
W Leterus dostępny jest wynajem niszczarek do dokumentów — modele HSM ze ścinką P-4 (RODO) już od 59 zł netto miesięcznie, z serwisem w cenie. Pełną specyfikację modeli B26, B32 i B34 znajdziesz na stronie niszczarki HSM.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO — w praktyce
- Dobierz poziom ścinki do rodzaju danych (minimum P-4 dla danych osobowych).
- Ustal procedurę — kto, kiedy i które dokumenty niszczy; wpisz to do polityki ochrony danych.
- Nie gromadź dokumentów „na później” — sterta papierów czekających na zniszczenie to samo w sobie ryzyko.
- Przy zlecaniu na zewnątrz — wymagaj protokołu zniszczenia i umowy powierzenia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy niszczarka paskowa spełnia RODO?
Czym różni się P-4 od P-5?
Czy RODO wymaga certyfikatu zniszczenia?
Podsumowanie
Dla zdecydowanej większości firm odpowiedź brzmi: poziom P-4. To standard, który pogodzi wymóg „odpowiednich środków” z art. 32 RODO z rozsądnym kosztem urządzenia. Dane szczególnie wrażliwe podnieś do P-5. A jeśli niszczysz dokumenty regularnie, policz wynajem all-in — często wychodzi taniej niż zakup i serwis osobno.
Chcesz dobrać niszczarkę do skali swojej firmy? Sprawdź lub zadzwoń do działu niszczarek: 664 132 785.
