Konserwacja i przeglądy drukarek: jak często je wykonywać
W skrócie
- Konserwacja to działanie zapobiegawcze wykonywane na sprawnym urządzeniu; naprawa jest reakcją na awarię, która już się wydarzyła.
- Interwał przeglądu wyznacza faktyczny nakład stron, a nie kalendarz: przy dużym wolumenie sensowne są przeglądy kwartalne.
- W umowie serwisowej przegląd bywa wliczony w abonament, przy rozliczeniu doraźnym płaci się za dojazd, robociznę i części zużywalne.
Urządzenie wielofunkcyjne rzadko psuje się bez ostrzeżenia. Zanim stanie na dobre, przez kilka tygodni zacina papier raz na sto stron, potem raz na trzydzieści, na wydrukach pojawia się delikatna smuga, a użytkownicy zaczynają „mieć swój sposób” na podajnik. Te sygnały są tanie do usunięcia. Awaria, która z nich wyrasta, tania już nie jest, bo do kosztu części dochodzi przestój.
Ten artykuł jest o prewencji, nie o gaszeniu pożaru. Wyjaśniamy, czym konserwacja różni się od naprawy, co powinno znaleźć się w przeglądzie okresowym, jak wyznaczyć rozsądny interwał na podstawie własnego nakładu stron i kiedy przegląd jest częścią abonamentu, a kiedy osobną pozycją na fakturze. Na końcu znajdziesz listę rzeczy do przygotowania przed wizytą technika. Pełny opis zakresu obsługi opisaliśmy osobno na stronie wsparcia serwisowego.
Czym różni się konserwacja od naprawy
Konserwacja to zaplanowana czynność wykonywana na urządzeniu, które działa; naprawa to reakcja na urządzenie, które przestało działać. Różnica nie sprowadza się do nazwy, bo zmienia trzy rzeczy naraz: koszt, termin i ryzyko.
Różnica 1
Koszt.
Przegląd wyceniasz z góry i planujesz w budżecie. Naprawę awaryjną wyceniasz po fakcie, a jej zakres zależy od tego, co zdążyło się uszkodzić wtórnie. Klasyczny przykład: zużyta rolka pobierania to drobna część, ale papier, który przez tygodnie zacinał się w torze, potrafi doprowadzić do uszkodzenia czujników albo zespołu utrwalającego.
Różnica 2
Termin.
Przegląd umawiasz na dogodną godzinę, najlepiej poza szczytem pracy biura. Awaria zdarza się w dniu, w którym trzeba wydrukować dokumentację przetargową.
Różnica 3
Ryzyko.
Przy konserwacji technik widzi urządzenie w całości i może zgłosić, że za dwa, trzy miesiące trzeba będzie wymienić konkretny podzespół. Przy naprawie awaryjnej rozmowa toczy się już tylko o tym, jak szybko przywrócić druk.
Warto też odróżnić konserwację od dwóch pokrewnych pojęć.
To nie jest konserwacja
Wymiana materiałów eksploatacyjnych
Czyli tonerów i pojemników na zużyty toner. To czynność bieżąca, którą zwykle wykonuje sam użytkownik.
To też nie jest konserwacja
Czyszczenie wykonywane przez zespół biurowy
Na przykład przetarcie szyby skanera. Jest pożyteczne, ale nie zastępuje przeglądu, bo nie obejmuje tego, co jest w środku.
Konserwacja serwisowa dotyczy elementów, do których trzeba się dostać przez obudowę: toru papieru, rolek, zespołu utrwalającego, optyki, filtrów i układów mechanicznych podajnika.
Czwarty obszar, o którym się zapomina
Jest jeszcze czwarty obszar, o którym łatwo zapomnieć, bo nie widać go na wydruku. Przegląd to dobry moment, żeby sprawdzić konfigurację sieciową urządzenia, aktualność oprogramowania układowego oraz ustawienia dostępu do danych. Urządzenie wielofunkcyjne przechowuje skany i logi, więc podlega tym samym zasadom ochrony danych co reszta infrastruktury. W środowiskach, gdzie działa kontrola dostępu użytkowników oparta o oprogramowanie takie jak PaperCut czy SafeQ, przegląd obejmuje także weryfikację, czy reguły druku nadal odpowiadają stanowi faktycznemu firmy.
Co obejmuje przegląd okresowy
Dobry przegląd składa się z części mechanicznej, części jakościowej i części konfiguracyjnej, a kończy się raportem z rekomendacjami. Poniżej rozpisujemy typowy zakres, żeby dało się go porównać z tym, co proponuje twój obecny dostawca.
Część mechaniczna
- Czyszczenie toru papieru na całej długości, od podajnika do tacy odbiorczej.
- Sprawdzenie i czyszczenie rolek pobierających oraz rolek transportu, ocena stopnia ich zużycia.
- Kontrola zespołu utrwalającego pod kątem zabrudzeń i śladów zużycia.
- Oczyszczenie wnętrza z pyłu tonerowego i papierowego, który osadza się na czujnikach i prowadnicach.
- Kontrola podajnika dokumentów, modułu dupleksu i, jeśli jest, finiszera z modułem zszywania.
Część jakościowa
- Wydruk wzorców testowych i ocena jakości: nasycenie, równomierność pokrycia, pasowanie kolorów, czystość marginesów.
- Czyszczenie szyby skanera i szyby szczelinowej podajnika, bo to najczęstsze źródło pionowych smug na skanach.
- Kalibracja kolorystyczna w urządzeniach kolorowych.
- Weryfikacja stanu liczników i zestawienie ich z realnym nakładem.
Część konfiguracyjna
- Sprawdzenie poprawności ustawień sieciowych, działania skanowania do folderu i do poczty, stanu oprogramowania układowego oraz ustawień bezpieczeństwa i uprawnień użytkowników.
- Ta część zajmuje najmniej czasu, a generuje najwięcej zgłoszeń w ciągu roku, bo środowisko IT firmy zmienia się szybciej niż sprzęt.
Raport
Bez raportu nie ma przeglądu
Przegląd bez raportu jest wizytą towarzyską.
Po zakończeniu powinieneś dostać informację o stanie podzespołów zużywalnych, przewidywanym terminie ich wymiany i ewentualnych zaleceniach dotyczących eksploatacji, na przykład zmiany gramatury papieru albo przeniesienia urządzenia z miejsca, w którym jest zasysany kurz. Ten raport jest podstawą do planowania budżetu na kolejny rok.
Jak często robić przegląd zależnie od nakładu stron
Interwał przeglądu wyznacza liczba wydrukowanych stron, nie liczba miesięcy w kalendarzu. Urządzenie, które robi 500 stron miesięcznie, i takie, które robi 15 000, zużywają się w zupełnie innym tempie, mimo że wyglądają identycznie.
Punktem odniesienia jest zawsze dokumentacja techniczna konkretnego modelu, bo producent określa w niej zalecane interwały obsługi i żywotność podzespołów zużywalnych. Poniższe przedziały traktuj jako orientację przy planowaniu, a nie jako normę:
| Nakład miesięczny | Zalecany interwał | Uwaga praktyczna |
|---|---|---|
| Niski nakład, do około 1 000 stron miesięcznie. | Przegląd raz w roku zwykle wystarcza. | Paradoksalnie problemem takich urządzeń nie jest zużycie, tylko bezczynność: zasychające elementy, kurz i papier chłonący wilgoć w rzadko opróżnianej szufladzie. |
| Średni nakład, około 1 000–5 000 stron miesięcznie. | Sensowny rytm to przegląd co pół roku. | To typowy zakres małego biura, kancelarii albo przychodni. |
| Wysoki nakład, około 5 000–15 000 stron miesięcznie. | Przegląd kwartalny. | Przy takim wolumenie części zużywalne dojeżdżają do końca żywotności w trakcie roku, więc przegląd staje się okazją do zaplanowanej wymiany zamiast awaryjnej. |
| Bardzo wysoki nakład, powyżej 15 000 stron miesięcznie. | Harmonogram ustalany indywidualnie, zwykle powiązany z licznikiem, a nie z datą. | Urządzenie zgłasza przekroczenie progu i to uruchamia wizytę. |
Skąd wziąć swój realny nakład? Z licznika urządzenia, nie z pamięci. Prawie każde urządzenie biurowe pozwala wydrukować raport licznika z podziałem na wydruki mono i kolorowe. Odczytaj go dwa razy w odstępie miesiąca i masz twarde dane. Szacunek „z głowy” bywa zaniżony, bo zwykle obejmuje tylko druk dokumentów wychodzących, a pomija kopie robocze i wydruki wewnętrzne.
Są trzy sytuacje, w których warto przegląd przyspieszyć niezależnie od licznika.
Sytuacja 1
Po przeprowadzce
Pierwsza: przeprowadzka urządzenia, bo transport rozstraja mechanikę i to najczęstsza przyczyna problemów pojawiających się „nagle, bez powodu”.
Sytuacja 2
Po zmianie papieru
Druga: zmiana dostawcy papieru lub gramatury, szczególnie przy papierze z odzysku.
Sytuacja 3
Trudne warunki w pomieszczeniu
Trzecia: pomieszczenie o trudnych warunkach, czyli zapylone, bardzo suche albo wilgotne.
Konserwacja w umowie serwisowej czy płatna osobno
Obie formy mają sens, a wybór zależy głównie od nakładu i od tego, jak bardzo firma odczuwa przestój. Poniżej różnice, które realnie widać na fakturze.
Model 1
Przegląd w ramach umowy serwisowej.
Przeglądy są zaplanowane w harmonogramie i zwykle wliczone w miesięczny abonament, razem z określonym czasem reakcji na zgłoszenie awaryjne. Zaletą jest przewidywalność kosztu i to, że ktoś inny pilnuje terminów. Przy tym modelu warto sprawdzić w umowie trzy zapisy: ile przeglądów rocznie obejmuje abonament, czy części zużywalne wymieniane podczas przeglądu wchodzą w cenę, oraz jaki czas reakcji obowiązuje poza harmonogramem. Rozpisaliśmy to szczegółowo w tekście o tym, co obejmuje umowa serwisowa.
Model 2
Przegląd rozliczany doraźnie.
Płacisz za konkretną wizytę: dojazd, robociznę i wymienione części. Model opłacalny przy jednym urządzeniu o niskim nakładzie, gdzie roczny koszt utrzymania i tak jest niewielki, a przestój nie zatrzymuje pracy firmy. Wadą jest brak gwarantowanego czasu reakcji, kiedy coś się zepsuje.
ok. 2 000 zł netto
rocznie, serwis poza gwarancją
ok. 4 500 zł netto
rocznie, materiały eksploatacyjne
Dla porównania skali: utrzymanie urządzenia poza gwarancją to orientacyjnie około 2 000 zł netto rocznie za serwis i około 4 500 zł netto rocznie za materiały eksploatacyjne. Jeśli twoje roczne wydatki na naprawy awaryjne zbliżają się do tej pierwszej kwoty albo ją przekraczają, umowa z zaplanowanymi przeglądami najczęściej wychodzi taniej, bo zamienia nieprzewidywalne wydatki na stałą pozycję.
od 199 zł netto
miesięcznie, wynajem A4 mono
370–449 zł netto
miesięcznie, wynajem A3 kolor
Osobny wariant to wynajem urządzenia, w którym obsługa serwisowa jest częścią umowy najmu od pierwszego dnia. Ceny najmu zaczynają się od 199 zł netto miesięcznie za urządzenie A4 mono, a urządzenia A3 kolor mieszczą się w przedziale 370–449 zł netto miesięcznie. Zakres obsługi zawsze wynika z konkretnej umowy, więc to ją trzeba czytać, a nie ulotkę; warunki opisujemy na stronie wynajmu i dzierżawy.
Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje
U nas diagnoza i wycena przed naprawą są bezpłatne, niezależnie od modelu rozliczenia. Jeśli więc nie masz pewności, w jakim stanie jest twoje urządzenie, pierwsza rozmowa nic nie kosztuje.
Checklist przed przeglądem
Dobre przygotowanie skraca wizytę technika i zwiększa szansę, że wszystko zamknie się za jednym razem. Poniższa lista zajmuje kilkanaście minut.
- Wydrukuj raport licznika z podziałem na mono i kolor. To podstawa oceny zużycia.
- Spisz objawy, nawet drobne. Gdzie zacina papier, po ilu stronach, przy której szufladzie, czy smuga pojawia się na wydruku, na skanie, czy na obu. Notatka z tygodnia obserwacji jest warta więcej niż zdanie „ostatnio gorzej drukuje”.
- Zanotuj kody błędów z panelu. Nawet jeśli znikają po restarcie, kod jednoznacznie wskazuje podzespół.
- Zachowaj wadliwe wydruki. Nie wyrzucaj kartek ze smugami i przebarwieniami, to najszybsza droga do diagnozy.
- Sprawdź zapas materiałów eksploatacyjnych. Jeśli toner jest na wyczerpaniu, przegląd to dobry moment na wymianę.
- Przygotuj dostęp do urządzenia. Odsunięcie szafki i uprzątnięcie kartonów wokół sprzętu brzmi banalnie, a potrafi zająć pół godziny wizyty.
- Zapewnij kontakt do osoby od IT. Część czynności, zwłaszcza aktualizacja oprogramowania układowego i weryfikacja skanowania do folderu, wymaga uprawnień w sieci firmowej.
- Zbierz zgłoszenia od użytkowników. Ludzie, którzy drukują codziennie, wiedzą o urządzeniu rzeczy, których nie widać w logach.
Jeśli chcesz umówić przegląd, wybierz miasto najbliższe twojej lokalizacji: zamów przegląd w Warszawie, zamów przegląd w Krakowie, zamów przegląd we Wrocławiu, zamów przegląd w Poznaniu, zamów przegląd w Gdańsku lub zamów przegląd w Łodzi. Pracujemy wyjazdowo z Warszawy i obsługujemy całą Polskę, bez oddziałów regionalnych. Czas reakcji wynosi do 3 godzin w Warszawie i 4–8 godzin roboczych w pozostałej części kraju.
Zgłoszenia serwisowe przyjmujemy pod numerem 22 620 06 98.
Termin planowanego przeglądu ustalamy z wyprzedzeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jak często trzeba robić przegląd drukarki?
Interwał zależy od miesięcznego nakładu stron. Przy nakładzie do około 1 000 stron zwykle wystarcza przegląd roczny, przy 1 000–5 000 stron półroczny, a powyżej 5 000 stron warto przejść na rytm kwartalny. Punktem odniesienia pozostaje dokumentacja techniczna konkretnego modelu.
Czy przegląd jest obowiązkowy?
Prawo tego nie nakazuje, ale warunki gwarancji producenta mogą wymagać obsługi zgodnej z jego zaleceniami. Poza gwarancją przegląd jest decyzją ekonomiczną: kosztuje mniej niż awaria i przestój, które zwykle po sobie następują.
Czym konserwacja różni się od naprawy?
Konserwacja jest planowana i wykonywana na sprawnym urządzeniu, żeby zapobiec awarii. Naprawa jest reakcją na usterkę, która już nastąpiła. Konserwację umawiasz na dogodny termin, naprawa dzieje się wtedy, kiedy akurat się zepsuje.
Ile kosztuje konserwacja drukarki?
Zależy od modelu rozliczenia. W umowie serwisowej przeglądy są zwykle wliczone w abonament, przy rozliczeniu doraźnym płacisz za dojazd, robociznę i wymienione części zużywalne. Diagnoza i wycena przed pracami są u nas bezpłatne.
Czy da się zrobić przegląd we własnym zakresie?
Częściowo. Użytkownik może czyścić szybę skanera, dbać o suche przechowywanie papieru i wymieniać materiały eksploatacyjne. Czyszczenie toru papieru, ocena zużycia rolek, kontrola zespołu utrwalającego i kalibracja wymagają dostępu do wnętrza urządzenia i doświadczenia serwisowego.
Czy przegląd obejmuje wymianę tonera?
Toner to materiał eksploatacyjny wymieniany na bieżąco, nie element przeglądu. Podczas wizyty technik sprawdza jednak jego stan i zgłasza, jeśli zapas jest na wyczerpaniu, żeby uniknąć przestoju przy najbliższym większym zleceniu druku.
Czy obsługujecie firmy poza Warszawą?
Tak, obsługujemy całą Polskę w modelu wyjazdowym z Warszawy i nie mamy oddziałów regionalnych. Czas reakcji poza stolicą wynosi 4–8 godzin roboczych, w Warszawie do 3 godzin. Przy planowanym przeglądzie termin ustalamy z wyprzedzeniem, więc odległość nie ma tu znaczenia.
Jak długo trwa przegląd i czy trzeba wyłączyć urządzenie z pracy?
Urządzenie jest niedostępne przez czas wizyty, dlatego przeglądy najlepiej umawiać poza godzinami szczytu pracy biura, na przykład wczesnym rankiem. Przy większej liczbie urządzeń w jednej lokalizacji planujemy je po kolei, tak aby przynajmniej jedno pozostawało sprawne.
