Dzierżawa Kserokopiarki vs Zakup – Co Się Bardziej Opłaca?
Rzetelna analiza kosztów całkowitych: kiedy dzierżawa wygrywa z zakupem i dla kogo każdy model ma sens.
Dzierżawa kserokopiarki opłaca się bardziej niż zakup dla firm drukujących powyżej 2000 stron miesięcznie — bizhub C361i dzierżawa (370 zł×36=13 320 zł all-in) jest tańsza o ~19 000 zł od zakupu z tonerami i serwisem przez 3 lata. Przy niższych wolumenach i potrzebie własności sprzętu — zakup może być lepszym wyborem.
Definicje: czym jest dzierżawa, a czym zakup kserokopiarki?
Dzierżawa kserokopiarki (również określana jako wynajem lub abonament drukowania) to model, w którym firma użytkuje urządzenie wielofunkcyjne za miesięczną opłatą bez przejmowania jego własności. Opłata obejmuje serwis, tonery i wsparcie techniczne. Umowa zawierana jest zazwyczaj na 36 lub 60 miesięcy.
Zakup kserokopiarki to jednorazowy wydatek kapitałowy — firma staje się właścicielem urządzenia. Wszelkie koszty serwisu, tonerów i napraw leżą po stronie kupującego. Urządzenie wpisywane jest do środków trwałych i amortyzowane przez 5 lat.
Dzierżawa — kluczowe cechy
- Stała, przewidywalna rata
- Serwis i tonery w cenie
- Brak kapitału początkowego
- Urządzenie poza bilansem
- 100% rata = koszt podatkowy
Zakup — kluczowe cechy
- Jednorazowy wydatek
- Własność urządzenia
- Dodatkowe koszty serwisu
- Amortyzacja 5 lat
- Pełna kontrola sprzętu
Kalkulacja TCO przez 36 miesięcy — szczegółowe porównanie
Poniższa tabela przedstawia całkowity koszt posiadania (TCO) dla najpopularniejszego modelu — bizhub C361i — przy wolumenie 3000 stron miesięcznie:
| Składnik kosztu | Dzierżawa 36 mies. | Zakup + utrzymanie |
|---|---|---|
| Urządzenie / rata bazowa | 370 zł x 36 = 13 320 zł | ~22 000 zł (jednorazowo) |
| Tonery (3 lata) | 0 zł (w racie) | ~6 500 zł |
| Serwis i części (3 lata) | 0 zł (w racie) | ~4 800 zł |
| Dostawa i instalacja | 0 zł | ~400 zł |
| Obsługa IT / konfiguracja | 0 zł | ~600 zł |
| Urządzenie zastępcze przy awarii | 0 zł (gwarantowane) | ~1 200 zł (wynajem tymczasowy) |
| SUMA TCO 36 mies. | ~13 320 zł | ~35 500 zł |
Oszczędność przy dzierżawie vs zakupie: ~22 180 zł w ciągu 36 miesięcy — to 62% niższy TCO.
Kiedy dzierżawa kserokopiarki jest lepsza? 5 scenariuszy
Dzierżawa wygrywa z zakupem w następujących sytuacjach:
- Firma drukuje powyżej 2000 stron miesięcznie — przy takim wolumenie koszty tonerów i serwisu w modelu zakupowym szybko przewyższają ratę dzierżawową
- Priorytetem jest płynność finansowa — brak jednorazowego wydatku 15 000–25 000 zł pozwala przeznaczyć kapitał na działalność podstawową
- Firma chce prostego rozliczenia podatkowego — cała rata to koszt uzyskania przychodu w miesiącu wystawienia faktury, bez skomplikowanej amortyzacji
- Wysoka dostępność urządzenia jest krytyczna — w dzierżawie dostawca gwarantuje sprawność i urządzenie zastępcze; przy zakupie awaria może oznaczać tygodnie przestoju
- Firma planuje zmianę lub skalowanie — po 36 miesiącach można płynnie przejść na nowszy model bez utraty wartości residualnej
Kiedy zakup kserokopiarki ma sens? 3 uczciwe scenariusze
Zakup może być lepszym wyborem w następujących przypadkach:
- Bardzo niski wolumen wydruków — firma drukuje poniżej 300–500 stron miesięcznie i potrzebuje tylko podstawowych funkcji — tuż tańszy model A4 kupiony za 3000–5000 zł może się zwrócić
- Specjalistyczne wymagania — firma potrzebuje niestandardowego urządzenia do specyficznych zastosowań (np. druk wielkoformatowy), którego nie ma w standardowej ofercie dzierżawcy
- Jednorazowy projekt lub sezonowość — jeśli urządzenie będzie potrzebne tylko przez kilka miesięcy, zakup używanego sprzętu bywa tańszy od 3-letniej umowy dzierżawy
Popularne modele do dzierżawy — który wybrać?
bizhub C361i
370 zł/mies.
A3 kolor, 36 str/min
Optymalny wybrór dla większości firm
Szukasz modelu A4 w niższej cenie? bizhub C3321i dostępny jest od 200 zł miesięcznie.
Co powinna zawierać dobra umowa dzierżawy kserokopiarki?
Przed podpisaniem umowy sprawdz, czy zawiera następujące elementy (lista kontrolna):
- Dokładne określenie modelu i parametrów urządzenia
- Wysokość raty miesięcznej netto i brutto
- Zakres usług w racie: serwis, tonery, części, transport
- Gwarantowany czas reakcji serwisowej (np. max 8h roboczych)
- Zasady udostępnienia urządzenia zastępczego
- Warunki wcześniejszego rozwiązania umowy i ewentualne kary umowne
- Procedura wymiany urządzenia na nowszy model w trakcie trwania umowy
- Zasady zwrotu urządzenia po zakończeniu okresu dzierżawy
Obsługiwane miasta
Leterus oferuje dzierżawę kserokopiarek w całej Polsce. Najszybsza dostawa i serwis na miejscu dostępne są w:
- Wynajem drukarek Warszawa — centrum serwisowe, dostawa w 24–48h
- Wynajem drukarek Wrocław — obsługa Dolnego Śląska
- Wynajem drukarek Kraków — pełna obsługa Małopolski
- Serwis drukarek Warszawa — autoryzowany serwis producenta
Autoryzowany Elite Partner Konica Minolta
Leterus to autoryzowany Elite Partner Konica Minolta z 26-letnim doświadczeniem. Dzięki temu nasi klienci mają pewność, że otrzymują oryginalne urządzenia i materiały eksploatacyjne, a serwisanci są certyfikowani bezpośrednio przez producenta. Więcej o produktach znajdziesz na stronie Konica Minolta Polska.
FAQ – Dzierżawa kserokopiarki: najczęstsze pytania
Czy dzierżawa kserokopiarki to to samo co wynajem?
W praktycznym sensie tak — oba terminy opisują ten sam model: firma użytkuje urządzenie za miesięczną opłatą bez przejmoowania jego własności. Różnica wynika z prawa cywilnego: dzierżawa (art. 693 KC) to umowa, w której dzierżawca ma prawo do pobierania pożytków z rzeczy, podczas gdy wynajem (art. 659 KC) daje prawo tylko do używania. W kontekcie urządzeń biurowych obydwa terminy są używane wymiennie. Ważniejsza jest treść umowy niż jej nazwa: należy sprawdzić, co dokładnie wchodzi w miesięczną opłatę i jakie obowiązki leżą po stronie dostawcy. W Leterus obie formy obejmują serwis, tonery i wsparcie techniczne bez dodatkowych kosztów. Kluczowe pytanie to: czy wszystkie koszty eksploatacji są zawarte w racie?
Ile kosztuje dzierżawa kserokopiarki A3 miesięcznie?
Koszt dzierżawy kserokopiarki A3 kolor w Leterus zaczyna się od 350 zł netto miesięcznie za model bizhub C251i (25 str/min). Popularny bizhub C361i kosztuje 370 zł netto miesięcznie i jest naszym bestsellerem. Wydajniejszy model bizhub C451i (45 str/min) dostępny jest za 400 zł netto. Wszystkie te ceny obejmują serwis, tonery i materiały eksploatacyjne — nie ma ukrytych dodatkowych opłat. Stawki dotyczą umowy na 36 miesięcy; przy krótszych umowach rata może być wyższa. Dla porównania: kserokopiarki A4 kolor dostępne są już od 200 zł netto miesięcznie (bizhub C3321i). Ostateczna cena zależy od wolumenu wydruków i warunków negocjowanych indywidualnie.
Czy przy dzierżawie kserokopiarki trzeba płacić za tonery oddzielnie?
Nie — przy dzierżawie w Leterus tonery i wszystkie materiały eksploatacyjne (bębny, pasy transferowe) są wliczone w miesięczną ratę. To jedna z najważniejszych cech modelu dzierżawowego: firma płaci jedną stałą kwotę i nie musi budżetować ani zamawiać materiałów eksploatacyjnych. Monitoring zużycia tonerów jest automatyczny — gdy poziom tonera spadnie do określonego progu, system automatycznie generuje zamówienie uzupełnienia. Oryginalny toner trafia do firmy zazwyczaj w ciągu 24–48 godzin. Jest to duża różnica w porównaniu z zakupem urządzenia, gdzie firma musi sama kontrolować stany magazynowe tonerów i ponosić ich koszt. Przy zakupie koszt tonerów przez 3 lata to zazwyczaj 5 000–8 000 zł dla urządzenia A3.
Czy można zrezygnować z dzierżawy przed końcem umowy?
Tak — wcześniejsze rozwiązanie umowy dzierżawy jest możliwe, ale zazwyczaj wiąże się z opłatą kompensacyjną. Wysokość tej opłaty powinna być wyraźnie określona w umowie — przed podpisaniem kontraktu koniecznie zapytaj o ten punkt. Standardowe warunki w branży przewidują opłatę równą kilku pozostałym ratom lub określonemu procentowi pozostałego czasu umowy. W praktyce wcześniejsze rozwiązanie umowy zdarza się stosunkowo rzadko — częstsze są sytuacje, gdy firma chce wymienić urządzenie na nowszy model jeszcze w trakcie trwania umowy. W Leterus istnieje możliwość wcześniejszego upgradu sprzętu — takie przypadki omawiamy indywidualnie z każdym klientem.
Jaka jest różnica między dzierżawą a leasingiem kserokopiarki?
Główna różnica między dzierżawą a leasingiem kserokopiarki polega na zakresie usług i modelu własności. Dzierżawa (wynajem) zawiera w cenie serwis, tonery i materiały eksploatacyjne — firma płaci jedną stałą ratę all-in. Leasing to produkt finansowy: firma sfinansuje zakup urządzenia w ratach, ale samodzielnie ponosi koszty serwisu i tonerów. Po spłacie leasingu firma staje się właścicielem sprzętu, co może być celem dla niektórych organizacji. Leasing wymaga też badania zdolności kredytowej, co nie jest wymagane przy dzierżawie. Pod względem całkowitego kosztu TCO — dzierżawa jest zazwyczaj korzystniejsza dla firm drukujących dużo. Leasing natomiast może mieć sens, gdy firma chce finalnie przejąć urządzenie na własność po niższej cenie niż zakup za gotówkę.
Wybierz dzierżawę i zaoszczędz tysiące złotych
Skonsultuj się z naszym ekspertem i uzyskaj bezpłatną kalkulację TCO dla Twojej firmy.
Leterus – Autoryzowany Elite Partner Konica Minolta
Firma z 26-letnim doświadczeniem na rynku wynajmu i serwisu urządzeń biurowych
Email: biuro@leterus.com.pl | Tel: +48 22 620 48 58 | Sklep online
