Bezpieczny druk w firmie a RODO — jak chronić dokumenty przy drukowaniu

Najczęstszy wyciek danych z firmowego druku nie wymaga hakera — wystarczy dokument zostawiony na tacy odbiorczej współdzielonej drukarki. RODO wymaga „odpowiednich środków technicznych” także na etapie drukowania, a najskuteczniejszym z nich jest druk podążający: wydruk pojawia się dopiero, gdy pracownik uwierzytelni się przy urządzeniu kartą lub PIN-em.

Dlaczego drukarka to luka w RODO?

RODO nakłada obowiązek zapewnienia poufności i integralności danych osobowych (art. 5 ust. 1 lit. f) oraz stosowania „odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych” adekwatnych do ryzyka (art. 32). Firmowa drukarka dotyka obu tych obowiązków, a bywa pomijana w politykach bezpieczeństwa.

Typowy scenariusz: pracownik wysyła do wydruku umowę z danymi klienta, urządzenie stoi w open space, a wydruk czeka na tacy, aż ktoś po niego podejdzie. Zanim to nastąpi, dokument widzi — albo zabiera — osoba nieuprawniona. To jest ujawnienie danych osobowych w rozumieniu RODO, a zdarza się codziennie, bez żadnego ataku.

Druk podążający (pull printing) — jak działa

Druk podążający odwraca kolejność: pracownik nie wysyła zadania do konkretnej drukarki, tylko do bezpiecznej kolejki. Dokument czeka zaszyfrowany, a fizyczny wydruk uruchamia się dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika przy dowolnym urządzeniu w firmie.

Trzy efekty, wszystkie po myśli RODO: znikają porzucone wydruki na tacy, każdy dokument ma przypisanego właściciela, a system zapisuje ślad audytowy (kto, co i kiedy wydrukował). Przy okazji spada zużycie papieru i tonera — nieodebrane wydruki po prostu się nie drukują.

Kontrola dostępu: karta, PIN lub login

Uwierzytelnienie przy urządzeniu to fundament bezpiecznego druku. W urządzeniach bizhub dostępne są trzy metody, często łączone:

Dostęp można różnicować per użytkownik lub dział: kto może drukować w kolorze, kto skanować do e-maila, a kto ma limit stron. To realizuje zasadę minimalizacji uprawnień.

Co jeszcze zabezpieczyć w urządzeniu

Uwierzytelnienie chroni wydruk, ale samo urządzenie też przechowuje dane. Nowoczesne MFP to komputer z dyskiem — i tak trzeba je traktować.

Zagrożenie a środek zgodny z RODO

Jak wdrożyć bezpieczny druk w firmie

Kolejność jest prosta i nie wymaga dużego budżetu — większość funkcji jest już w urządzeniu, trzeba je włączyć i skonfigurować:

1. Ustal, kto drukuje dokumenty z danymi osobowymi i na których urządzeniach.
2. Włącz uwierzytelnianie (karta lub PIN) na wszystkich współdzielonych urządzeniach.
3. Wdróż druk podążający — wbudowany w bizhub przy mniejszej flocie, albo YSoft SafeQ / PaperCut przy większej.
4. Włącz szyfrowanie dysku i nadpisywanie danych.
5. Zapisz zasady w polityce ochrony danych — RODO wymaga też udokumentowania środków, nie tylko ich stosowania.

Jeśli wynajmujesz urządzenia, konfiguracja bezpiecznego druku powinna być częścią wdrożenia. W Leterus dostarczamy urządzenia Konica Minolta bizhub z kontrolą dostępu i pomagamy skonfigurować druk podążający — sprawdź wynajem i dzierżawę drukarek albo napisz po wycenę z uwzględnieniem wymogów RODO.

Najczęściej zadawane pytania